GDPR Συμμόρφωση σε 4 απλά βήματα

Εισαγωγή

Η συμμόρφωση ενός Οργανισμού/επιχείρησης με τις διατάξεις του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (GDPR) και τις υποχρεώσεις που προβλέπει είναι μία σύνθετη διαδικασία που θα πρέπει να οδηγεί στην ανεύρεση λύσεων προσαρμοσμένων στις ανάγκες, τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά και τις απαιτήσεις κάθε περίπτωσης.

Ακολουθούν τα βασικά βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να συμμορφωθείτε με τον GDPR:

Στάδιο 1ο: Χαρτογράφηση

Στο στάδιο αυτό γίνεται καταγραφή των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που τηρεί ο Οργανισμός κατά τμήμα. Συγκεκριμένα, καταγράφονται:

• Τα προσωπικά δεδομένα ανά είδος και κατηγορία
• Οι κατηγορίες Υποκειμένων στα οποία αφορούν
• Η ροή των τηρούμενων δεδομένων στο εσωτερικό του Οργανισμού
• Οι διαδικασίες και τα είδη της επεξεργασίας
• Ο σκοπός και η νομική βάση της εκάστοτε επεξεργασίας
• Οι πηγές προέλευσης των δεδομένων
• Ο χρόνος και ο τόπος τήρησής τους
• Τα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα προστασίας
• Οι πιθανές διαβιβάσεις σε τρίτα φυσικά ή νομικά πρόσωπα

Στάδιο 2ο: Αξιολόγηση διαδικασιών και υποδομών του οργανισμού

Στο στάδιο αυτό καταγράφονται, ελέγχονται και αξιολογούνται οι διαδικασίες που ακολουθούνται για την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, καθώς και η επάρκεια των υποδομών. Παράλληλα:

• Καταγράφονται και αξιολογούνται τυχούσες ελλείψεις σε πολιτικές ασφάλειας
• Εντοπίζονται κενά στα οργανωτικά και τεχνικά μέτρα προστασίας
• Ελέγχονται οι συμβάσεις με εργαζόμενους και τρίτα πρόσωπα
• Καταρτίζεται η μελέτη εκτίμησης των αποκλίσεων (Gap Analysis)

Στάδιο 3ο: Κατάρτιση Σχεδίου Συμμόρφωσης

Σε αυτό το στάδιο σχεδιάζεται ένα λεπτομερές και ολοκληρωμένο πλάνο συμμόρφωσης του Οργανισμού με τις επιταγές του Γενικού Κανονισμού. Αφού αποτυπωθούν τα αποτελέσματα των προηγούμενων σταδίων, προτείνονται πιθανές συμπληρώσεις, αλλαγές ή εισαγωγή νέων μέτρων. Οι προτεινόμενες ενέργειες καλύπτουν όλο το φάσμα των επεξεργασιών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο εσωτερικό του Οργανισμού, λαμβάνοντας υπόψη τη φιλοσοφία και την πρακτική λειτουργίας του.

Στάδιο 4ο: Κατάρτιση πολιτικών και εγγράφων τεκμηρίωσης και συμμόρφωσης του οργανισμού – Εκπαίδευση προσωπικού

Στο στάδιο αυτό, καταρτίζονται οι πολιτικές και τα έγγραφα που θα αποτυπώνουν τις διαδικασίες, τα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα που λαμβάνει ο Οργανισμός για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και θα τεκμηριώνουν την συμμόρφωσή του με τις επιταγές του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων. Τα έγγραφα περιλαμβάνουν:

• Πολιτικές Ασφαλείας
• Πολιτική Προστασίας
• Πολιτική Διαχείρισης περιστατικού παραβίασης
• Πολιτική Διατήρησης
• Συμβάσεις με εκτελούντες την επεξεργασία
• Μελέτη εκτίμησης αντικτύπου (DPIA), εφόσον κρίνεται αναγκαία

Τέλος, το στάδιο ολοκληρώνεται με εκτεταμένη, κατά τμήματα, εκπαίδευση του προσωπικού και των στελεχών του Οργανισμού πάνω στις Πολιτικές Ασφαλείας και σε ζητήματα προστασίας προσωπικών δεδομένων, με σκοπό τη δημιουργία μίας κουλτούρας προστασίας προσωπικών δεδομένων.

Συμπέρασμα

Ακολουθώντας τα παραπάνω βήματα, οι οργανισμοί μπορούν να διασφαλίσουν τη συμμόρφωσή τους με τον GDPR και να αποφύγουν την επιβολή προστίμων, αλλά και να ενισχύσουν την εταιρική τους φήμη και αξιοπιστία.